Textverarbeitung

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Geschichte - Computer - Neue Medien: Standardanwendungen

 

Textverarbeitung

 

1. Wozu Textverarbeitung?

Schriftliche Arbeiten ohne Textverarbeitungs-Software? Heute undenkbar. Sicher wird es noch Dozenten geben, die auch handschriftliche oder auf der Schreibmaschine getippte Arbeiten akzeptieren. Aber dies dürfte inzwischen wohl die Ausnahme sein. Es wird von Ihnen erwartet, dass sie eine auch formal saubere und gewissen ästhetischen Ansprüchen genügende schriftliche Arbeit abgeben. Zu diesen formalen Ansprüchen gehören ein ordentliches Schriftbild, Fehlerfreiheit und gleichmäßiges und ergonomisches Layout (das die Lesbarkeit unterstützt). Um dies zu erreichen, werden Sie auf Textverarbeitungssoftware zurückgreifen müssen. Solche Programme unterstützen Sie bei dem Prozess des Schreibens, bei den Korrekturen und der Formatierung. Sie erlauben darüber hinaus die Erstellung verschiedener Ausgabeformen (gedruckt / digital) und die Weiterverwendung von einzelnen Teilen in anderen Zusammenhängen (z.B. in anderen Textformen).

Für die Arbeit mit einem Textverarbeitungssystem gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie für alle schriftlichen Formen der Äußerung:

  • Achten Sie auf Fehlerfreiheit!

  • Machen Sie, was Sie machen, gleichmäßig und konsequent. Beachten Sie gängige Regeln z.B. zur Zitation oder zu Literaturangaben. Halten Sie sich an möglicherweise vorgegebene Regeln.

  • Beachten Sie die besonderen Anforderungen des "wissenschaftlichen" Schreibens.

  • Beachten Sie die besonderen Anforderungen von Typographie und Layout. Ein geschriebener Text ist ein visuelles Kommunikationsmittel, das nicht einfach nur aus Buchstaben und Wörtern besteht. "Layout matters"! Streben Sie eine einheitliche und gefällige Gestaltung an!

  • Denken Sie an das Zielmedium Ihres Textes. Ein seitenweise auszudruckender Text wird u.U. nicht nur eine andere Form, sondern auch andere Strukturen und Inhalte nahe legen, als ein elektronisch zu publizierender Text.

2. Einige Hinweise auf gedruckte Literatur und Online-Links

Zum Schreiben wissenschaftlicher Texte ...

  • Online-Tutorial "Schriftliche Arbeiten" innerhalb des Wiener Projekts Geschichte online. Hier werden die elementaren Fragen kurz und präzise abgehandelt. Wenn Sie sich darüber noch nicht vollkommen klar sind, dann lesen Sie sich bitte dieses Tutorial durch!

  • Online-Tutorial "Schreiben" innerhalb einer weiteren webbasierten Einführung in das Studium der Neueren und Neuesten Geschichte an der Universität Konstanz.

  • Wolfgang Schmale (Hg.): Schreib-Guide Geschichte. Schritt für Schritt wissenschaftliches Schreiben lernen. Wien u.a. 1999. [ca. 20 €]

  • Dieter Scholz: Diplomarbeiten normgerecht verfassen: Schreibtipps zur Gestaltung von Studien-, Diplom und Doktorarbeiten. 2. Aufl. Würzburg 2006. [ca. 16 €]

  • Helga Esselborn-Krumbiegel: Von der Idee zum Text. Eine Anleitung zum wissenschaftlichen Schreiben. 3., überarb. Aufl. Paderborn 2008. [ca. 12 €]

Zu Technik und Praxis ...

3. Welches Programm benutzen?

Software-Formen. Traditionell lassen sich verschiedene Formen von Software unterscheiden, mit denen Schriftstücke hergestellt werden können. Neben den eigentlichen Textverarbeitungssystemen sind hier vor allem so genannte DTP-Programme (DTP = Desktop-Publishing) zu nennen, die weniger dem Konzept des Textes als fortlaufender Zeichenkette verhaftet sind, als vielmehr dem der Seite als Raum für visuelle Elemente. Sie werden z.B. für Plakate, Flyer, Zeitschriften oder andere Publikationsformen eingesetzt, bei denen die visuellen Eigenschaften wichtiger sind, als die einfachen Texteigenschaften. Da moderne Textverarbeitungssysteme inzwischen auch positionell bestimmte Formen von Text (freie Textfelder, Diagramme, Zeichnungen) oder die Einbindung von Bildern unterstützen, entfällt in der Regel die Notwendigkeit, sich für besondere Anforderungen extra in DTP-Programme einzuarbeiten.

Konkrete Programme. Das mit Abstand am weitesten verbreitete Textverarbeitungsprogramm ist – als Teil des Microsoft-Office-Pakets – "Microsoft Word" mit seinen verschiedenen Versionen (die jüngsten in absteigender Ordnung: Word 2007, Word XP(02/03/04), Word 2000, Word97). Daneben gewinnt das Textverarbeitungsprogramm "Writer" als Teil des Office-Pakets von OpenOffice.org immer mehr an Bedeutung. Zahlreiche weitere Textverarbeitungsprogramme existieren, erreichen bei weitem aber nicht die gleiche Verbreitung und oft auch nicht den gleichen Funktionsumfang wie "Word" oder "Writer". Der Unterschied zwischen beiden Programmen nimmt in vielen Bereichen stetig ab: Funktionen, Oberfläche und Bedienung sind recht ähnlich, so dass auch ein Umstieg von einem auf das andere System inzwischen problemlos möglich sein sollte.

Auswahl. Für die Entscheidung für oder gegen ein Textverarbeitungsprogramm können verschiedene Faktoren bedacht werden:

  • Funktionsumfang. Benutzen Sie keine Textverarbeitung, in die Sie sich erst mühsam einarbeiten und dann feststellen, dass sie nicht alle Funktionen bereit stellt, die Sie benötigen. Benutzen Sie von Anfang an eine der großen Textverarbeitungsysteme, also z.B. Microsoft Word oder OpenOffice Writer.

  • Preis. OpenOffice ist kostenfrei (download), die Microsoft-Office-Suite nicht.

  • Bedienung. Wer das "Look & Feel" anderer Microsoft-Programme gewöhnt ist, wird sich mit Word leichter tun als mit Writer. Die Unterschiede sind allerdings gering.

  • Ausgabeformate. Beide Programme unterstützen zahlreiche Ausgabeformen. Der HTML-Export aus Word produziert allerdings einen grauenhaften Code. Nur Writer macht eine PDF-Ausgabe. Writer macht außerdem eine Word-Ausgabe – nicht aber umgekehrt. Zu den Text-Datenformaten kommen wir gleich noch.

  • "Local Support". Wenn Sie befürchten, nicht alleine mit allen Funktionalitäten und Problemen der Textverarbeitung zurecht zu kommen überlegen Sie bitte: habe ich Freunde und Bekannte, die mir bei diesen Fragen helfen können? Welches Programm benutzen diese?

Innerhalb dieser Dokumentation wird tendenziell eher Bezug auf Word genommen, weil es sich um das weiter verbreitete Programm handelt. Die Unterschiede sind aber - wie gesagt – gering.

4. Text-Datenformate

Was Sie auf dem Bildschirm sehen, hat zunächst wenig damit zu tun, in welcher Form Textdaten gespeichert, und dann auch an andere Systeme weitergegeben werden. Unter verschiedenen Aspekten ist es wichtig, die gängigsten Dateiformate zu kennen, in denen Texte gespeichert werden.

Ausdruck. Wenn Sie ihren Text nur ausdrucken und abgeben wollen, dann ist das Datenformat unerheblich. Gemäß der WYSIWYG-Philosophie ("what you see is what you get") aktueller Software sollte der Ausdruck dem entsprechen, was Sie auf dem Bildschirm sehen. Bedenken Sie aber auch folgende Fälle:

Archivierung. Speichern Sie ihre Arbeiten zusätzlich in einem Format, das Sie auch noch in einigen Jahren werden lesen und benutzen können. Programmspezifische Datenformate sind dazu eher ungeeignet. Vermeiden Sie hier z.B. Word-Formate (.doc). Statt dessen empfehlen sich offene oder wenigstens allgemeine Formate wie z.B. RTF (rich text format), PDF (portable document format) oder sauberes (!) HTML (hypertext markup language) oder sauberes XML (extensible markup language) (also kein Word-HTML- oder -XML-Export).

Datenaustausch. Wenn Sie ihre Texte in elektronischer Form weiter (z.B. zur Korrektur) oder ab (z.B. an den Dozenten / die Dozentin) geben, dann benutzen Sie auch hier offene oder allgemeine Austauschformate. Verschicken Sie eine Word-spezifische .doc-Datei, dann nötigen Sie den Empfänger u.U. zum Einsatz entsprechender Software (die Sie nicht unbedingt voraussetzen können!). Das .doc-Format birgt zusätzlich Sicherheitsrisiken für den Empfänger, da es Makro-Viren enthalten kann. Geben Sie Texte im .doc-Format nur nach Rücksprache ab. Verwenden Sie auch hier besser RTF oder PDF. Bedenken Sie dabei, dass der Empfänger RTF-Dateien beliebig verändern kann, PDF-Dateien aber nicht unbedingt.

Elektronische Veröffentlichung. Zunehmend wird die Option eine Rolle spielen, seine Texte auch in einer elektronischen Fassung einzureichen oder zu veröffentlichen. Word und Writer bieten einen Export nach HTML (oder, als Zwischenstufe: XML) an. Die Word-Ausgabeformate für HTML und XML sind allerdings so schlecht, dass von einer Verwendung abzuraten ist. Ggf. müssen hier andere Konversionswerkzeuge eingesetzt werden. Writer bietet außerdem einen PDF-Export. Zu prüfen ist in jedem Fall, ob solche Exportformate die im Text verwendeten Funktionen und Formatierungen vollständig und adäquat wiedergeben.

5. Grundfunktionen

Textverarbeitungsprogramme bieten eine Fülle von Funktionen, die Sie kennen sollten und deren Anwendung Sie ggf. lernen müssen! Zu den Details und der praktischen Anwendung sind am besten die entsprechenden aktuellen Handbücher zu konsultieren. Hier wird nur eine "Checkliste" gegeben, über die Sie kontrollieren könne, ob Ihre Vorstellungen von Textverarbeitung bereits alle wesentlichen Grundfunktionen abdecken. Es geht hier außerdem darum, die Funktionen der Software effizient einzusetzen, d.h. in der Regel schnell und ohne unnötige Umwege.

Oberflächen. Word und Writer bieten zahlreiche Symbolleisten und (kaskadierende) Menüs für die verschiedenen Funktionen des Programms. Bedenken Sie, dass Sie die Symbolleisten nach Ihren persönlichen Bedürfnissen einstellen können! In beiden Systemen finden Sie unter "Extras" – "Anpassen" die Möglichkeit dazu. Sehen Sie sich auf diesem Wege an, welche Funktionen es insgesamt gibt und stellen Sie die für Sie wichtigen zusammen.

Kontextmenüs. Zu bestimmten Objekten (Texten, Tabellen, Zeichnungen, Bilder etc.) stellen die Programme unterschiedliche Funktionen bereit. Welche das jeweils sind, stellen Sie am einfachsten über die Kontextmenüs fest, die Sie mit der auf dem entsprechenden Objekt positionierten Maus mit der rechten Maustaste aufrufen können.

Bewegen im Text. Sie können jede Position im Text mit der Maus ansteuern, Teile markieren, verschieben usw. Das ist auf Dauer nicht effizient. Sehen Sie sich die Tastenkombinationen zur Bewegung im Text an (Kombinationen aus Cursortasten, Strg, Shift, Pos1, Ende etc.) und benutzen Sie diese. Sie werden eine Menge Zeit sparen.

Shortcuts. Was für das Bewegen im Text gilt, gilt auch grundsätzlich: Sie können alle Funktionen eines Programms mit der Maus ansteuern. Effektiv ist das aber nicht. Verwenden Sie Shortcuts! Merken Sie sich die Shortcuts für Aktionen die Sie immer wieder ausführen. Wichtig: Die Shortcuts sind in der Regel nicht Programm-spezifisch, sondern gelten für viele Programme in der gleichen Weise. Hier ist unsere persönliche Hitliste der zehn wichtigsten Shortcuts:

Strg-n

Neue Datei, neues Objekt, neues Fenster (je nach Programm)

Strg-s

Speichern

Strg-c, Strg-x, Strg-v

Kopieren, Ausschneiden (in die Zwischenablage), Einfügen eines markierten Textsegments, eines Objekts, einer Datei etc. (je nach Programm)

Strg-a

Alles markieren

Strg-f

Suchen (Suchmaske aufrufen)

F1

Hilfe (Dokumentation) aufrufen

Strg-z, Strg-y

Letzte Aktion rückgängig machen bzw. wieder herstellen

Strg-o

(Datei) öffnen

Alt-Drucken

Screenshot (übernimmt das auf dem Bildschirm Sichtbare in die Zwischenablage)

Alt-F4

Programm beenden

 

Zwischenablage. Bei den Shortcuts wurde mehrfach die Zwischenablage erwähnt. Es handelt sich um eine Art Zwischenspeicher, in dem beliebige Objekte (Texte, Textstücke, Dateien, Bilder etc.) abgelegt werden können (z.B. mittels Strg-c oder Strg-x), die dann an anderer Stelle weiter verwendet werden können (z.B. indem man sie mittels Strg-v einfügt). Wichtig: Die Zwischenablage ist nicht an ein Programm gebunden; sie funktioniert auch zwischen verschiedenen Programmen. In den neueren Betriebsystemen können außerdem mehrere Objekte in der Zwischenablage aufgehoben werden. Mit der Zwischenablage haben Sie ein praktisches Werkzeug, um Inhalte über verschiedene Programme hinweg bearbeiten zu können.

6. Direkte Formatierung

Was sind direkte Formatierungen? Text besteht nicht nur aus Schriftzeichen. Die Schriftzeichen haben z.B. auch eine spezifische Form, einen "Modus" und eine Positionierung. Zunächst kann die Schriftseite grundsätzlich eingerichtet werden, indem z.B. die Ränder eingestellt werden. Textabsätze können hinsichtlich Einrückung, Absatzabstand, Zeilenabstand, Schriftgröße, Schriftart (Font) usw. formatiert werden. Zeichen selbst können, hoch- oder tiefgestellt, unterstrichen, fett gedruckt, kursiv sein oder einen anderen "Modus" annehmen. Alle diese Formatierungen können direkt eingestellt werden, indem Textteile markiert und dann die Formateigenschaften ausgewählt werden, die auf diese Objekte angewandt werden sollen.

Vermeiden Sie direkte Formatierungen! Das WYSIWYG-Prinzip der modernen Textverarbeitung verleitet dazu, Text unmittelbar so zu formatieren, wie er auf dem Ausdruck aussehen soll. Gewöhnen Sie sich das gar nicht erst an! Positionieren Sie z.B. nicht Textelemente mit Leerzeichen oder Tab-Stopps irgendwo auf der Seite. Benutzen Sie statt direkter Formatierungen nach Möglichkeit Formatvorlagen (siehe nächster Abschnitt).

Ausnahmen. Formatvorlagen sind vor allem bei längeren Texten anzuwenden. Kurze Textformen wie z.B. Thesenpapiere oder Handouts o.ä. können Sie getrost direkt formatieren.

7. Formatvorlagen

Konzept. Bei Texten kann zwischen Form und Inhalt unterschieden werden: Eine Überschrift ist deshalb größer gedruckt und abgesetzt, weil es eben eine Überschrift ist. Umgekehrt wird das Konzept der Formatvorlagen daraus: Eine Überschrift wird als Überschrift deklariert, ein Textabsatz als Textabsatz, eine Fußnote als Fußnote. Wie solche Texte dann zu formatieren sind, wird dann an zentraler Stelle definiert: in der Formatvorlage. Dort steht dann z.B.: "für alle Überschriften (einer bestimmten Hierarchieebene) sollen folgende Formatierungen angewandt werden: Schriftart TimesNewRoman, Schriftgröße 16pt, Zeilenabstand 1,5 Zeilen, Einrückung 2,5 cm etc."

Anwendung / Praxis. Es sind für alle unterscheidbaren (und unterschiedlich zu formatierenden) Textelemente Formatvorlagen (bei Writer: "Absatzvorlagen") anzulegen (oder anzuwenden). Für diese müssen zu einem beliebigen Zeitpunkt die Formatierungseigenschaften festgelegt werden (oder sind bereits voreingestellt). Die Eigenschaften können jederzeit geändert werden und wirken sich dann auf das gesamte Dokument aus. Eine Sammlung von Formatvorlagen für eine ganze Arbeit ist eine "Dokumentvorlage". Diese kann gesondert gespeichert werden und steht dann auch für andere Dokumente zur Verfügung.

Benutzen Sie Formatvorlagen! Sie sollen ein sauberes, gleichmäßig und logisch formatiertes Dokument erzeugen. Wenn Sie direkte Formatierungen verwenden ist diese Gleichmäßigkeit nicht sicher gestellt. Und Änderungen an der Formatierung sind entweder aufwändig (weil sie für alle gleichen Textelemente vorgenommen werden müssen) oder verschlimmern die Ungleichmäßigkeit des Textes. Wenn Sie Formatvorlagen benutzen, ist sicher gestellt, dass gleiche Textelemente immer gleich formatiert sind. Systematische Änderungen sind jederzeit problemlos möglich. So können Sie zunächst den Text auf einer logischen, konzeptionellen, inhaltlichen Ebene schreiben und sich um die Form am Ende kümmern.

"Frag den Prof." Im Idealfall verwenden Sie eine bereits bestehende Dokumentvorlage, deren Formatierungen auf einander abgestimmt sind und ein gefälliges Gesamtbild ergeben. Fragen Sie Ihren Dozenten / Ihre Dozentin nach Formatierungsvorgaben, die Sie in eine Formatvorlage umsetzen. Im Idealfall hat Ihr Dozent eine Dokumentvorlage, die er Ihnen zur Verfügung stellen kann. Über die Formatierung brauchen Sie sich dann (fast) keine Gedanken mehr zu machen - kontrollieren müssen Sie sie am Ende natürlich trotzdem.

8. Erweiterte Funktionen

Textverarbeitungsprogramme stellen eine ganze Reihe komplexer Funktionen bereit, die ein systematisches und effizientes Erstellen von Dokumenten unterstützen sollen. Dazu gehören:

Kopf- und Fußleisten. Die Informationen in Kopf- und Fußleisten sind systematischer Natur: Immer wiederkehrende Titel, fortlaufende Seitenzahlen etc. Es handelt sich also nicht um Texte, die vom Autor für jede Seite einzeln und anders einzugeben sind. Verwenden Sie die automatisierten Funktionen von Kopf- und Fußleisten! Lassen Sie das Programm diese Bereiche für die einzelnen Seiten erstellen. Machen Sie die zentralen Angaben nur einmal, und zwar systematisch: Welche Informationen sollen wo stehen? Wie soll gezählt werden? Wo soll bei welcher Zahl angefangen werden etc.

Fuß- und Endnoten. Fuß- und Endnoten sind mit automatischer Unterstützung des Programms zu erstellen. Sie fügen eine Fußnote ein und geben den Text dazu an. Nummerierung und Positionierung übernimmt das Programm. Die Formatierung übernimmt die Formatvorlage. Weil es sich dadurch um "logische" Textelemente handelt, können die Fußnoten vom Programm immer nach dem aktuellen Stand neu nummeriert werden und ist auch eine Konversion von Fuß- nach Endnoten (oder umgekehrt) jederzeit möglich.

Querverweise. Im Text oder in den Fußnoten können Sie auf andere Stellen im Text oder auf andere Fußnoten verweisen. Dazu müssen sie sogenannte "Textmarken" einfügen, die (unsichtbar) eine Stelle markieren, auf die dann verwiesen werden kann, indem ein "Querverweis" eingefügt wird. Verwiesen wird dann auf Inhalte, Seitenzahlen oder Fußnotennummern. Diese werden vom Programm – weil es sich um logische Textelemente handelt – automatisch ermittelt und ggf. auch aktualisiert.

Auto-Text und Auto-Korrekturen. Bereits während des Schreibens von Text können Textverarbeitungsprogramme fehlerhafte Eingaben korrigieren oder Formatierungen vornehmen. Klassische Beispiele hierfür sind die Korrektur versehentlicher DOppelter Großbuchstaben am Wortanfang, häufiger Buchstabendreher (nud statt und) oder Umformungen wie die automatische Anlage von Aufzählungen nach einer Zeile die mit "-" beginnt. Achten Sie aber darauf, dass Auto-Text und Auto-Korrektur nicht etwas tun, was Sie gar nicht wollen. Achten Sie außerdem darauf, dass manche automatische Prozesse von der jeweiligen Sprache des Textes abhängig sind. Diese muss dann für den Textteil richtig eingestellt sein.

Automatisierung von Verzeichnissen und Registern. Sind alle Überschriften erst einmal logisch als Überschriften deklariert (s.o., Formatvorlagen), dann ist es dem Programm zu überlassen, daraus ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, das vollständig, gleichmäßig formatiert und mit den richtigen Hierarchien und Seitenzahlen versehen ist. Das gleiche gilt für Abbildungsverzeichnisse, Register und andere Textelementen, die auf logischen Informationen beruhen. Schreiben Sie solche Dinge nicht selbst!

Tabellen, Zeichnungen, Bilder. Moderne Textverarbeitungssysteme bieten umfangreiche Zusatzfunktionen für die Erstellung und Gestaltung von Tabellen. Sie unterstützen auch die Umwandlung von (strukturiertem) Text in Tabellen oder umgekehrt. Grafiken können problemlos in Texte eingebunden werden, indem sie als Datei importiert oder über die Zwischenablage eingefügt werden. Auch hierzu bieten die Programme zusätzliche Funktionen an, die teilweise an einfache Bildbearbeitungsprogramme heranreichen. Wo sie ihre Grenzen erreichen, sind Bilder mit speziellen Programmen zu bearbeiten (siehe den Teil "Bildbearbeitung") und das Ergebnis in die Texte einzubinden. Sollen Diagramme und Zeichnungen in den Text eingefügt werden, dann gilt ähnliches: eine Menge von (Zeichnungs-)Funktionen stehen bereits innerhalb der Textverarbeitung zur Verfügung. Was nicht geht, das muss mit Vektorgrafik- oder Pixelgrafikprogrammen erstellt und dann eingebunden werden.

Makros. Müssen komplexe Verarbeitungsschritte immer wieder in umfangreichen Dokumenten oder für immer ähnliche Dokumente durchgeführt werden, dann können diese als "Makros" aufgezeichnet werden. Makros protokollieren Arbeitsschritte und können dann immer wieder "abgespielt" werden, d.h. sie führen diese Aktionen dann selbständig aus. Makros sind z.B. in Word in der Programmiersprache VisualBasic notiert und können in dieser dann auch erweitert und ergänzt werden.

Link. Zu den erweiterten Funktionen z.B. in Word2003 siehe die entsprechende Seite bei Microsoft

9. Texterstellung abschließen.

Ist der Text fertig gestellt, sind noch eine ganze Reihe von Dingen zu erledigen, bevor er druckreif ist und abgegeben werden kann.

Logische Textelemente. Prüfen Sie: sind alle Textteile korrekt deklariert? Stimmt die automatische Überschriftennummerierung und dergleichen? Die Textverarbeitungssysteme machen vieles automatisch. Vertrauen Sie aber nicht darauf, dass es auf jeden Fall fehlerfrei sein wird.

Formatierung, Formatvorlagen, Layout. Falls Sie ohne vorgegebene Dokumentvorlage arbeiten: prüfen Sie Ihre Formatierungen! Kontrollieren Sie die Formatvorlagen. Konsultieren Sie ggf. Ratgeber zu Typographie und Layout um ein gefälliges und professionelles Gesamterscheinungsbild zu erreichen. Beispiele: Achten Sie auf ausreichende Ränder, Schriftgrößen und Zeilenabstände. Verwenden Sie nicht grundlos exotische Schriftarten. Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Schriftarten oder Schriftgrößen. Benutzen Sie für längere Textpassagen Blocksatz.

Silbentrennung. Sorgen Sie bei längeren Texten für eine Silbentrennung, um unschön große Wortzwischenräume im Blocksatz zu vermeiden. Benutzen Sie die automatische Silbentrennung. Machen Sie grundsätzlich keine manuelle Silbentrennung mit einfachen Bindestrichen! Beachten Sie aber, dass die automatische Silbentrennung der Textverarbeitungsysteme nicht immer zuverlässig funktioniert! Wenn Sie die Fehler der Programme nicht tolerieren wollen, dann müssen Sie an den kritischen Stellen manuell eingreifen. Sie können (1.) Bindestriche schützen um eine Trennung zu verhindern ("Müller-Lüdenscheid", strg+shift+-), (2.) Wortzwischenräume schützen, damit an diesen Stellen nicht getrennt wird (strg+shift+_), (3.) Trennungsvorschläge innerhalb eines Wortes machen (strg+-). Fehlerhafte Trennungen bekommen Sie damit aber nicht in den Griff. Bei Word gibt es die Möglichkeit, die Silbentrennung zu kontrollieren und manuell einzugreifen (das funktioniert aber nur bedingt) oder einzelne Abschnitte von der automatischen Silbentrennung auszunehmen (gefährlich, weil Sie dann für diesen Abschnitt alles manuell machen müssen).

Fehlerkontrolle. Word und Writer stellen Rechtschreibprüfungen und Grammatikprüfungen zur Verfügung. Nutzen Sie diese Hilfsmittel! Ergänzen Sie bei der Rechtschreibprüfung die eingebauten Wörterbücher um von Ihnen verwendetes Fachvokabular. Gehen Sie alle angezeigten Fehler durch. Beachten Sie, dass für die Rechtschreibprüfung für alle Textteile die Sprache des Textes richtig deklariert sein muss. Benutzen Sie die Rechtschreibprüfung, aber trauen Sie der automatischen Rechtschreibprüfung nicht! Sie findet nicht alle Fehler. Das Korrektur-Lesen durch einen menschlichen Leser (der nicht nur Sie selbst sein sollte!) können Sie nicht umgehen. Andererseits: Geben Sie keinen Text an einen menschlichen Korrekturleser, wenn Sie bei diesem Text nicht bereits mit Hilfe der automatischen Rechtschreibprüfung die offensichtlichsten Fehler (das sind eben die, die ein Computer feststellen kann) behoben haben. Die Benutzung der Grammatikprüfung kann nicht schaden, hier werden aber oft Fehler angemerkt, die keine sind! Zur stilistischen Verfeinerung kann auch die Hilfe des Synonym-Wörterbuches ("Thesaurus") in Anspruch genommen werden. Bedenken Sie aber, dass dieses nicht sehr weit ausgebaut ist und gerade für wissenschaftliche Texte und ihre spezialisierten Begriffe selten sinnvolle Vorschläge unterbreitet.

Visuelle Endkontrolle. Nachdem Sie die logische und visuelle Schicht Ihres Dokuments von einander getrennt haben (siehe Formatvorlagen) und die logische und sprachliche Seite kontrolliert haben, prüfen Sie zuletzt erneut das Aussehen (die visuelle Schicht) der fertigen Arbeit. Stimmt alles? Sind alle Fußnoten auf der richtigen Seite? Gibt es unschöne Umbrüche (z.B. unmittelbar hinter Überschriften oder größeren Abschnitten)? Fügen Sie ggf. manuelle Seitenumbrüche ein. Prüfen Sie das Deckblatt. Sind alle Informationen gegeben? Sind sie ordentlich formatiert (Position, Ausrichtung, Schriftart, Schriftgröße)?

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Erstellt: 29.03.2006

Zuletzt geändert: 10.06.2010


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