Präsentationssoftware

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Geschichte - Computer - Neue Medien: Standardanwendungen  

 

Präsentationssoftware 

 

1. Vorträge oder Referate halten 

Ein Vortrag ist kein Aufsatz. Ein Vortrag findet in einer Kommunikationssituation statt, in der ihre Zuhörer unmittelbar präsent sind und Sie hörend und sehend wahrnehmen. Einen ausformulierten, druckreifen Text vorzulesen bedeutet, inadäquate Inhaltsstrukturen auf inadäquaten Kommunikationskanälen vermitteln zu wollen. Ihre Zuhörer haben aber ein Recht auf adäquate Berücksichtigung der besonderen Kommunikationssituation. Beachten Sie die Regeln für gute Vorträge. Eine ganz simple Kurzanweisung finden Sie in Paul N. Edwards' Text "How to give a talk" (lokale Kopie als HTML oder PDF). Zu den Mitteln der direkten Kommunikation gehört die Sichtbarmachung von Informationen. Dazu hat man früher z.B. die Tafel, Diaprojektoren oder Overheadprojektoren benutzt. Das Konzept der "Folie", die an die Wand projiziert wird, findet ihre Weiterentwicklung in den Programmen aus dem Bereich "Präsentationssoftware". Jenseits dieser "Slideware" gibt es auch eine allgemeinere Diskussion zur Visualisierung und visuellen Kommunikation wissenschaftlicher Inhalte. Siehe dazu z.B. den (allerdings auch sehr technisch orientierten) Beitrag "Way Beyond Powerpoint" von Wendell Piez.

2. Pro und Kontra "Powerpoint"

"Powerpoint" steht hier immer als paradigmatischer Sammelbegriff für den Einsatz standardisierter Präsentationssoftware. Man sollte nicht vergessen, dass gerade Powerpoint nicht für den Einsatz in der Wissenschaft, noch dazu den textorientierten Geisteswissenschaften, entwickelt worden ist. Powerpoint zielt auf die schnelle und überzeugende Kommunikation von Sachverhalten z.B. im Wirtschaftsleben. Das ist auch der Ansatzpunkt für einige kritische Beobachtungen. 

Powerpoint macht dumm! Unter anderem der Absturz der Raumfähre Columbia ist in manchen Pressemeldungen mit der Verwendung von Powerpoint in Zusammenhang gebracht worden. Die Kritik lautet: Präsentationssoftware verleitet dazu, komplexe Sachverhalte auf einfache Schlagworte, Kernthesen oder Argumentlisten zu reduzieren. Der Nachvollzug komplizierter Argumentationsstränge wird ersetzt durch die visuelle Dominanz vereinfachter Begriffe und Zahlen. Der beständige Blick auf die leicht zu konsumierende Projektionsfläche mit ihren oft sachfremden Visualisierungsstrategien, Illustrationen und Icons lenkt vom eigentlichen Vortrag ab. Klicken, abwarten der Animationen, Zeigen und Vorlesen der Folientexte zerstört die narrative und rhetorische Struktur der Rede. Der wissenschaftliche Vortrag wird zerstückelt zu einer hektischen Diashow mit punktuellem Kommentar. Sehen Sie dazu eine kurze Meldung in "Heise online" oder eine andere in "Wired". Beides bezieht sich auf einen Essay von Edward Tufte, "The Congitive Style of PowerPoint" (nicht online verfügbar aber für 7 $ beziehbar).

Benutzen Sie es trotzdem! Die Kritik an Powerpoint richtet sich nicht gegen das Prinzip der visuellen Unterstützung von Vorträgen insgesamt. Sie erwächst vielmehr aus dem falschen Gebrauch von Powerpoint. Schlechter Einsatz von Powerpoint macht dumm. Guter Einsatz von Powerpoint verbessert den Vortrag. Überlegen Sie aber: Wozu setzen Sie Folien ein? (siehe nächster Abschnitt) Was ist dabei zu beachten? (siehe "Regeln und Empfehlungen") 

Gründe für Powerpoint. Ihre Zuhörer sind nicht blind! Machen Sie sichtbar, was besser zu sehen als zu hören ist. Lesen Sie Zahlen (Statistiken, Tabellen) nicht vor! Zeigen Sie die Zahlen - und visualisieren sie ihre Zusammenhänge. Sprechen Sie nicht über Bilder! Zeigen Sie die Bilder und sprechen Sie dann darüber, was alle sehend nachvollziehen können. Sprechen Sie nicht nur über geographische Zusammenhänge! Zeigen Sie diese auch auf der Karte. Grundsätzlich gilt: Die Informationsvermittlung wird besser funktionieren, wenn Ihr Publikum die Informationen hören und sehen kann.
Ihr Vortrag ist strukturiert? Dann machen Sie diese Struktur sichtbar. Zwingen Sie Ihr Publikum nicht dazu, die Struktur des Vortrags aus der linearen Rede selbst mühsam rekonstruieren zu müssen. Geben Sie Ihrem Publikum eine Orientierungshilfe. Helfen Sie sich auch selbst: eine vorzeigbare Struktur für die Präsentation zu entwickeln und einzuhalten macht es Ihnen leichter, einen wohl organisierten Vortrag zu schreiben und zu halten.
Sie sind ein begnadeter Redner und haben nichts weiter vor, als eine Geschichte zu erzählen? Eine Geschichte ohne Struktur und ohne Elemente, die nicht rein verbal sind? Dann verzichten Sie auf den visuellen Kommunikationskanal. Wenn Sie aber einen wissenschaftlichen Vortrag zu einem Thema halten, bei dem es auch um eine strukturierte Argumentation und um Informationen jenseits der verbalen Erzählung geht, dann nutzen Sie die entsprechenden Kommunikationskanäle.

3. Software

Powerpoint ist - wie gesagt - nur das paradigmatische Schlagwort für eine ganze Software-Familie. Das Äquivalent zum Microsoft-Produkt aus der OpenOffice-Suite heisst "Impress". Für die Apple-Welt gibt es zusätzlich "Apple Keynote", für die Linux-Welt auch noch "Magic Point". Bei der Auswahl sind ähnliche Kriterien zu beachten, wie dies schon für die Textverarbeitung angesprochen wurde. Zusätzlich ist zu überlegen, dass die Verwendung von Programmen aus dem gleichen Programmpaket (Microsoft Office, OpenOffice) hinsichtlich Einarbeitung und Benutzeroberfläche sicherlich sinnvoll ist.

4. Praxis

Powerpoint ist wie Word, nur anders. Textverarbeitungsprogramme und Präsentationsprogramme ähneln sich in vielen Dingen. Insbesondere wenn beide Programme aus dem gleichen Paket kommen, wird man viele Gemeinsamkeiten in den Funktionen, Oberflächen und Befehlen entdecken. Was anders ist, ist die "Grundphilosophie": Texte werden primär als strukturierte, aber letztlich linear fortlaufende abstrakte Zeichenkette gedacht, die auf das Papier und auf die Seiten nur ausformatiert wird. Ist die Seite voll, dann läuft der Text automatisch auf der nächsten Seite weiter. Das Paradigma der Präsentationssoftware ist dagegen die in sich abgeschlossene Folie, auf der sich "Objekte" befinden. Diese haben eine seitenspezifische Positionierung, verschiedene Eigenschaften (wie Größe oder Animation) und können dann wiederum Text enthalten. Wenn man sich bereits in ein verwandtes Textverarbeitungsprogramm eingearbeitet hat und diese Unterschiede beachtet, dann sollte man eigentlich ohne weiteres in der Lage sein, auch (gute) Präsentationen entwickeln zu können. 

Funktionen. Beachten Sie: Folien müssen Sie explizit anlegen, indem Sie neue Folien einfügen oder (oft ratsam) die letzte Folie duplizieren. Auf den Folien müssen Sie explizit Textfelder anlegen, in denen Sie dann erst schreiben können. Sie können daneben natürlich auch Hintergründe, Zeichnungselemente, Bilder o.ä. einfügen und bearbeiten. Für die Formatierung von Textelementen stehen Ihnen in der Regel die gleichen Funktionen zur Verfügung wie in der Textverarbeitung. Es kann aber vorkommen, dass sich die Präsentationssoftware hier wie "Textverarbeitung light" verhält, wenn komplexere Textfunktionen (Listenformatierung, Automatisierte Inhaltsverzeichnisse etc.) nicht zur Verfügung stehen.
In Powerpoint können Sie einen "Folienmaster" definieren, dessen Eigenschaften und Objekte dann für alle Folien einer Präsentation gelten. Im Gegensatz zu Textverarbeitung können Präsentationen einen vorher definierten zeitlichen Verlauf haben. Folien, der Übergang zwischen Folien und die Objekte auf den Folien (bis hin zu einzelnen Textteilen) können animiert werden, so dass sie nach definierten Zeiträumen oder auf Mausklick (auf verschiedene Weise) erscheinen, sich bewegen oder wieder ausgeblendet werden. Zusätzlich zu den Folien können Kommentare und Anmerkungen geschrieben und gespeichert werden, die dann beim Vortrag nicht gezeigt werden, über den Ausdruck aber zusammen mit den Folien die Grundlage für den (gesprochenen) Vortrag bilden können.

Speichern, Exportieren, Vorführen. Eine fertige Präsentation kann gespeichert und dann zum Vortrag aufgerufen und vorgeführt werden. Aber Achtung: Dies wird nur dann problemlos funktionieren, wenn auf dem "Vorführrechner" die gleiche Software und möglicherweise auch nur in der gleichen Version verfügbar ist, wie auf dem Computer, auf dem die Präsentation entwickelt worden ist. Klären Sie dies rechtzeitig! Im Zweifelsfall speichern Sie zusätzlich in einem Exportformat, mit dem Sie etwas unabhängiger von der Konfiguration des Vorführrechners sind. Bei Powerpoint gibt es die Option des "pack & go" bzw. "Verpacken für CD", wodurch eine Präsentation erstellt wird, die unabhängig vom Programm selbst abgespielt werden kann. Weiterhin bietet sich der Export nach HTML oder in ein einfaches Bildformat (wie z.B. GIF) an, mit dem die Folien dann von vielen Standardprogrammen angezeigt werden können. Bedenken Sie hierbei aber, dass bei der Konversion in solche Speicherformate bestimmte Funktionen (z.B. Animation von Folienelementen) verloren gehen können. 

5. Regeln und Empfehlungen 

Es gibt kein kanonisiertes Regelwerk für gute Präsentationen. Dieses müsste auch von Fach zu Fach, von Thema zu Thema und von Publikum zu Publikum unterschiedlich sein. Nachfolgend finden Sie eine Art "Checkliste", die Sie vor oder nach der Präsentationserstellung durchgehen können, um Ihren Vortrag zu überdenken. Diese ist naturgemäß subjektiv. Überzeugt sie nicht, so konsultieren sie andere Regeln: "10 goldene Regeln für PowerPoint" (eine ähnliche Seite [Archivversion]).

  1. Schreiben Sie nicht ihren Vortragstext auf die Folien. Auf die Folien gehört, was Sie zeigen wollen: Vortragsstruktur, Thesen, Argumente, Bilder, Diagramme, Beispiele, (wichtige) Zitate etc. Die Präsentation ist nicht ihr Vortrag! Sie illustriert ihren Vortrag und macht ihn besser verständlich.  

  2. Strukturieren Sie ihre Folien: Titelfolie, Einleitung, Hauptteil, Zusammenfassung und Fazit, Überleitung zur Diskussion.  

  3. Machen Sie nicht zu viele Folien. Ein Richtwert: mindestens 3-5 Minuten Vortragszeit pro Folie einkalkulieren!  

  4. Verwenden Sie einen Folienmaster, duplizieren Sie fertig formatierte Folien oder benutzen Sie Führungslinien um die Objekte auf allen Folien gleichmäßig zu positionieren.  

  5. Verwenden Sie eine immer gleich bleibende Kopfzeile und eine Foliennummerierung (Folie x von y), damit das Publikum weiß, wo es sich befindet.  

  6. Seien Sie kritisch gegenüber den vorgefertigten Vorlagen und Hintergründen z.B. von Microsoft. Sie werden mit Ihrem Thema in der Regel nichts zu tun haben.  

  7. Brauchen Sie überhaupt ein Hintergrundbild? Muss es wirklich mehrfarbig sein? Macht es nicht den eigentlichen Folieninhalt schlechter lesbar?  

  8. Vorgefertigte Cliparts und Icons passen fast nie exakt zu dem, was Sie sagen wollen! Benutzen Sie keine Bilder und Icons, die nur "irgendwie" mit dem Thema der Folie in Beziehung stehen (es sei denn, Sie wollen mit dieser Beziehung spielen oder sie diskutieren).

  9. Nicht zuviel Text auf einer Folie! Höchstens ein Thema auf einer Folie. Die Folien sind nicht zum zusätzlichen Durchlesen durch das Publikum gedacht, sondern für die (beiläufige) visuelle Erfassung.  

  10. Lassen Sie reichlich Platz um Texte und andere Objekte. So sind sie ohne Mühen erfassbar.  

  11. Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Farben!  

  12. Ist der Kontrast zwischen Vorder- und Hintergrund stark genug? Benutzen Sie dunkle Schrift auf hellem Hintergrund oder helle Schrift auf dunklem Hintergrund.  

  13. Ist der Kontrast zwischen verschiedenen Textfarben stark genug? Sieht man auch noch unter ungünstigen Lichtverhältnissen, dass Sie mit unterschiedlichen Farben einen Unterschied in der Aussage und Bedeutung machen wollen?  

  14. Verwenden Sie nicht zu viele verschiedene Schriftarten, Schriftschnitte und Formatierungen. In der Regel: Nicht mehr als zwei Fonts.  

  15. Denken Sie an die typographische Grundregel: Serifenlose Schriften (wie z.B. Arial) für kurze Texte, Titel, Überschriften, Schlagworte. Serifenschriften (wie z.B. TimesNewRoman) nur für längere Lesetexte (bei Präsentationen also eigentlich nie - siehe Regel 9).  

  16. Ungewöhnliche Formatierungen haben selten einen inhaltlichen Grund. Warum sollten Sie Text zentriert oder rechtsbündig ausrichten?  

  17. Verwenden Sie große Schriften! Ist die Schrift wirklich in jedem Fall groß genug, um bei schlechtem (hellen) Licht auch in der letzten Reihe noch gelesen werden zu können?  

  18. Wenn sich viele Textfelder und andere Objekte auf der Folie befinden, dann lassen Sie nicht alle gleichzeitig erscheinen, sondern sie sich nach einander entwickeln.  

  19. Ein Übermaß an Farben, Toneffekten und Animation wirkt auch heute noch auf viele Zuhörer unwissenschaftlich und lenkt u.U. von den eigentlichen Inhalten ab.  

  20. Die Regeln für Business-Vorträge gelten im wissenschaftlichen Bereich oft nicht (Beispiel: die berüchtigte 6 * 6 Regel - sechs Zeilen pro Folie, sechs Wörter pro Zeile).  

  21. Denken Sie von Anfang an an Vorträge, die Sie selbst schon gesehen haben. Adaptieren Sie, was Sie selbst gut fanden, vermeiden Sie, was Sie schlecht fanden. Orientieren Sie sich an guten Vorbildern.  

  22. Kontrollieren Sie am Ende inhaltliche Konsistenz, Verständlichkeit, Grammatik und Rechtschreibung. Testen Sie die Präsentation. Machen Sie eine Probevorführung.  

  23. Für alle Regeln kann es (inhaltlich) begründete Ausnahmen geben!  

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Erstellt: 29.03.2006

Zuletzt geändert: 10.06.2010