Nutzungsbestimmungen

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Gebrauchsanleitung für Archive - Praktischer Leitfaden für den Einstieg in die Quellenrecherche  

6. Nutzungsbestimmungen 

 

Inhalt: 

6. Nutzungsbestimmungen

6.1 Archivgesetze und Sperrfristen bei Archivalien

6.1.1 Sachakten

6.1.2 Personenbezogenes Archivgut

6.1.3 Antrag auf Verkürzung der Sperrfrist

6.1.4 Weitere Erläuterungen zu den Sperrfristen für Archivalien und amtliches Registraturgut

6.2 Andere mögliche Einschränkungen bei der Vorlage von Archivalien

6.3 Benutzungsantrag

6.4 Im Lesesaal

6.5 Gebühren, Reproduktionsgenehmigung und Belegexemplar

 

6. Nutzungsbestimmungen

6.1 Archivgesetze und Sperrfristen bei Archivalien

Abgesehen vom staatlichen Schriftgut der untergegangenen DDR unterliegen Archivalien in Deutschland gesetzlich fixierten Sperr- und Schutzfristen; das bedeutet, nur diejenigen, die bestimmte Unterlagen selbst produziert haben - oder von ihnen autorisierte Personen - dürfen sie vor Ablauf der Frist einsehen. 


Abb. 1

Diese Sperrfristen sind nicht als Schikane erdacht worden. Sie bilden sozusagen den Kompromiss zwischen zwei einander widersprechenden Rechtsgütern, nämlich einerseits dem Grundrecht der Informations- und Wissenschaftsfreiheit nach Artikel 5 Grundgesetz, zu dem auch das Recht gehört, sich "aus allgemein zugänglichen Quellen" auch in Archiven "ungehindert zu unterrichten", andererseits dem im Volkszählungs-Urteil des Bundesverfassungsgerichts 1987 erkannten Recht jeder Einzelperson auf informationelle Selbstbestimmung - etwas vulgarisiert auch bekannt unter dem Begriff "Datenschutz". Behörden dürfen Daten über uns Bürger nur sammeln und speichern, soweit sie diese Daten unmittelbar für hoheitliche Verwaltungsakte benötigen. Als Konsequenz hieraus müsste jede Behörde die spannendsten Teile ihres Schriftguts komplett vernichten, sobald der betreffende Verwaltungsakt abgeschlossen ist. Keine Akte, in der eine Person vorkommt, würde mehr in ein Archiv gelangen.

Um also den Widerspruch zwischen dem Schutz des Einzelnen vor einem Überwachungsstaat und dem Recht der Öffentlichkeit auf ungehinderte Information aus allen Quellen aufzulösen, hat die Legislative in Bund und Ländern die Archivgesetze beschlossen, darin unter anderem Sperrfristen für die öffentliche Einsichtnahme festgelegt. Die Unterschiede in den Archivgesetzen der 16 Länder und des Bundes wirken sich auf die Benutzung allenfalls ausnahmsweise aus. Überwiegend gilt: 

6.1.1 Sachakten

Sachakten und andere sachbezogene Informationsträger (wie in 5.2 bis 5.4) werden 30 Jahre nach ihrem Entstehen zur öffentlichen Einsicht frei. Bei Akten mit einer "Laufzeit" über mehrere Jahre beginnt die Sperrfrist in dem Jahr abzulaufen, das auf das Datum des letzten essentiellen Schriftstücks folgt. Konkretes Beispiel: Das letzte wesentliche Schreiben datiert auf 17. Mai 1973, dann beginnt die Sperrfrist am 1. Januar 1974 abzulaufen und endet mit dem 31. Dezember 2003. Vermerke à la "Akte entliehen / 9.11.89 / Meyer II" sind keine wesentlichen Einträge und begründen somit auch keine Verlängerung der Sperrfrist. 

Bei Unterlagen, die der besonderen Geheimhaltung unterliegen, verdoppelt sich die Sperrfrist auf 60 Jahre. In der Praxis gelten als besonders geheim in diesem Sinne Steuerunterlagen, Krankenakten, Sozialdaten und dergleichen. In periodischen Abständen geistert die Debatte "Alle Personennamen müssen geschwärzt werden!" durch die Zeitungen. Um eben dies zu verhindern, haben Archivare in umstrittenen Fällen solche langen Sperrfristen in die Gesetzesvorlagen geschrieben. 


Abb. 2

In privaten, etwa Adels- oder Unternehmensarchiven könnte es Ihnen passieren, dass Unterlagen mit astronomisch anmutenden Sperrfristen von 50 oder 100 Jahren versehen sind. Doch bevor Sie sich darüber ärgern, bedenken Sie bitte, dass alternativ mit hoher Wahrscheinlichkeit die Vernichtung erfolgt wäre, und dass Sie eine Akte, die immerhin noch existiert, nach einem Antrag auf verkürzte Sperrfrist vielleicht doch einsehen dürfen. Zum Beispiel möchte ich den Vorstand einer bestimmten Bank sehen, der trotz Verkürzungsantrags auf seiner 60-Jahres-Frist beharrt und entsprechend etwa die Protokolle des Jahres 1945 noch immer unter Verschluss hält.

6.1.2 Personenbezogenes Archivgut


Abb. 3

Was personenbezogenes Schriftgut sei, darüber bestehen im Bund und den verschiedenen Ländern leider leicht unterschiedliche Definitionen. Jedenfalls darf das bloße Vorkommen eines oder mehrerer Namen nicht zur Sperrung führen. Das Material muss vielmehr "nach seiner Zweckbestimmung" oder seinem "wesentlichen Inhalt" auf eine natürliche Person bezogen sein, also z.B. als Personalakte. Vor allem schützt der Geist des Gesetzes passiv erfasste Personen, beispielsweise die Patientin in der Psychiatrieakte oder die als Zeugen verhörten Jungen in der Pädophilieprozessakte aus dem Jahr 1940.


Abb. 4

Die Sperr- und Schutzfristen dauern hierbei bis 10 Jahre nach Tod der betreffenden Person (Archivgut des Bundes, von Rheinland-Pfalz, Saarland und Sachsen-Anhalt: 30 Jahre). Grundsätzlich obliegt es dem Nutzungsinteressenten, gegebenenfalls den Todeszeitpunkt nachzuweisen. Doch sofern das Todesjahr nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu ermitteln wäre, greift alternativ die Sperrfrist von 90 Jahren nach Geburt (Bund und die 3 genannten Länder: 110 Jahre).

Die Divergenz dieser Gesetzespassagen lässt sich so wenig abstreiten wie ein Hauch von Willkür und Inkonsequenz. Doch träfe letzteres wohl auch auf jede andere Regelung zu. 

NICHT geschützt, also wie andere Sachakten nach 30 Jahren freigegeben, sind Unterlagen, mit denen Amtsträger amtlich gehandelt haben, also das dienstliche Schriftgut von z.B. 1933 berufenen Universitätsrektoren und Oberbürgermeistern, von Gauleitern, Mitarbeitern des Sicherheitsdienstes, Wehrmachtsoffizieren, Leiterinnen von Frauen-KZ, usw. usf. - es sei denn, in solchen Unterlagen passiv erfasste Personen würden eine Schutzfrist begründen. 

Hinsichtlich der Sperrung oder Freigabe personenbezogenen Schriftguts macht es vor dem Gesetz überhaupt keinen Unterschied, ob die dokumentierte Person vor dem Richterstuhl der Historie als "Täter" oder als "Opfer" erscheint. Die Nachkriegs-Krankenakte eines üblen Nazi-Schergen ist ebenso bis zehn Jahre nach dessen Tod gesperrt, wie das Protokoll einer Sterilisation "zur Verhütung erbkranken Nachwuchses" bis zehn bzw. 30 Jahre nach dem Tod des 1954 geborenen Kindes dieses Zwangssterilisierten verschlossen bleibt. 

 

6.1.3 Antrag auf Verkürzung der Sperrfrist

Wo immer Sperrfristen wirken, bleibt die Möglichkeit, einen Antrag auf Sperrfristverkürzung zu stellen. Sofern nicht, wie z.B. bei den sächsischen Staatsarchiven, Formularanträge zur Verfügung stehen, stellt man solche Anträge formlos, sie sollten Selbstverständlichkeiten wie Datum, vollständige Angaben zur eigenen Person, Unterschrift und dergleichen enthalten, auch eine Begründung wird sich empfehlen. Bei privaten Archivalien, wie z.B. dem Schriftgut eines Wirtschaftsunternehmens oder häufig bei wissenschaftlichen Nachlässen, entscheidet der Eigentümer; bei öffentlichem Archivgut ist die Archivleitung oder, so vorhanden, eine Landesarchivverwaltung zuständig. 

6.1.4 Weitere Erläuterungen zu den Sperrfristen für Archivalien und amtliches Registraturgut

Die gesetzlichen Sperr- und Schutzfristen gelten überhaupt nicht für alle Archive in Privateigentum, wie Adels-, Unternehmens- und Archive der Parteien und Verbände. Hier setzt der jeweilige private Träger die Bedingungen nach Gutdünken fest.  

Von den gesetzlichen Sperrfristen ausgenommen ist jegliches Archivgut, das bereits beim Entstehen zur Veröffentlichung bestimmt war, zum Beispiel Pressemitteilungen, Geschäftsberichte, Werbemittel, Protokolle öffentlicher Gemeinderatssitzungen.  

In Deutschland gilt das Prinzip der Trennung von Verwaltung und Archiv; gleichwohl gelten die öffentlich-rechtlichen Sperr- und Schutzfristen nicht nur für die Archive von Bund, Ländern und Kommunen, sondern "im Prinzip" (fast wie bei Radio Eriwan, wo stets das "aber" aus dem "ja" ein "nein" macht) für alle Behörden. Beispielsweise pflegen kommunale Bauämter Pläne zu verwahren, die vor weit mehr als 30 Jahren gezeichnet worden sind. Praktisch ist freilich ein solches Nutzungsbegehren noch nie juristisch durchgefochten worden, was wohl daran liegt, dass kein Außenstehender genau wissen kann, über welche Akten oder Baupläne eine Behörde verfügt. Und selbst wenn Sie als potenzieller Nutzer konkrete Wünsche vorbringen könnten, müssten Sie damit rechnen, abgewiesen zu werden, häufig aus Unkenntnis der Rechtslage oder wegen deren Schwammigkeit. 

Es gibt die Rechtsmeinung, wonach das Grundrecht der Wissenschaftsfreiheit in Deutschland sogar den Zugang zu amtlichem Schriftgut ohne jegliche Sperrfristen eröffnet (siehe Udo Schäfer), und zwar unter den Bedingungen a) auf Antrag, b) für wissenschaftliche Zwecke und c) sofern keine personenbezogenen Daten enthalten sind. Noch weiter sind bislang die vier Bundesländer Brandenburg, Berlin, Schleswig-Holstein und Nordrhein-Westfalen gegangen, indem sie Akteneinsichts- und Informationsfreiheitsgesetze erlassen haben, die, wieder "im Prinzip", jedermann ohne Begründung ein Einsichtsrecht in alle Behördenunterlagen garantieren.

Ein solches Jedermann-Zugangsrecht ohne Fristen wird schon lange täglich gewährt im Fall bestimmter öffentlicher Dokumente wie der Handelsregister und Grundbücher. In wohl den meisten anderen Fällen wird Ihr gewünschter Blick in die Amtsregistratur scheitern, denn eine Fülle von einschränkenden Ausnahmen hebt das scheinbar fortschrittliche allgemeine Einsichtsrecht gerade dort auf, wo die Unterlagen interessant zu werden beginnen. Der Schutz von Persönlichkeitsrechten Dritter wirkt (zu Recht) weiter, und zusätzlich greift als Allzweckwerkzeug ein vielfältig auslegbares "Amtsgeheimnis", das es stets zu wahren gilt. 

Fazit: In Behördenregistraturen recherchieren zu wollen heißt, in einen administrativ-juristischen Dschungel einzudringen. Alleine schon wegen der Infrastruktur, also mit den Findmitteln, einem Lesesaal, meist sachkundigem Personal, selbst den vergleichsweise deutlichen Nutzungsregeln, sind Sie als Forscher in einem Archiv allemal besser bedient. 


Abb. 5


Abb. 6

Der ab und an offen oder implizit geäußerte Verdacht, Archivare würden Herrschaftswissen bunkern, kritische Interessenten abwimmeln und "den Mächtigen" Einsicht in ansonsten geheime Unterlagen gewähren, hat in öffentlichen, fachlich geführten Häusern gewiss noch nie zugetroffen und wird auch künftig unbegründet bleiben. In anderen Fällen, etwa im Rathaus einer kleinen Gemeinde, mag die Unwissenheit archivische Laien bisweilen dazu verleiten, eine berechtigte Nutzung zu verweigern, etwa unter Berufung auf einen nebulösen "Datenschutz". 

Sollten Sie als NutzerIn von Sperrfrist-Fragen betroffen sein, dann besorgen Sie sich am besten den Text Ihres Landesarchivgesetzes, das für alle öffentlich-rechtlichen Archive im Bundesland gilt, überdies von vielen privaten Archivträgern freiwillig angewandt wird. In den Staatsarchiven einiger Bundesländer sind Broschüren mit den jeweiligen Landesarchivgesetzen zu haben; zumindest sollten Sie überall eine Kopie erhalten können. 

Die Fundstellen aller aktuellen deutschen Archivgesetze (sowie von Kommentaren und Literatur dazu) sind nachgewiesen unter
<http://www.archivschule.de/content/49.html>.

Mit den vorigen Abschnitten haben Sie nun gegebenenfalls eine Faktengrundlage, auf die Sie sich stützen können, um beim Vorgesetzten zu reklamieren. 

6.2 Andere mögliche Einschränkungen bei der Vorlage von Archivalien

In aller Regel werden Sie im Archiv die authentischen Originale vorgelegt bekommen. In folgenden Ausnahmefällen geschieht dies nicht: a) Der Bestand wird gerade archivisch bearbeitet, also geordnet und verzeichnet oder verfilmt. b) Der Erhaltungszustand der Unterlagen lässt eine Benutzung vorläufig nicht zu, dann bekommen Sie die Stücke entweder später restauriert auf den Tisch oder auf Mikrofilm ins Lesegerät. c) Mehr als überdurchschnittlich häufig benutzte Archivalien wie z.B. Kirchenbücher (Tauf-, Sterbe-, Eheregister), bestimmte Pergamenturkunden, einzelne Karten oder Fotosammlungen dürfen zur Schonung der Originale für künftige Generationen nur in einer Ersatzversion eingesehen werden, also üblicherweise auf Mikrofilm, künftig wohl zunehmend auch in digitalisierter Form. 


Abb. 7


Abb. 8

 

6.3 Benutzungsantrag


Abb. 9

Die Existenz des Archivs wird - letztlich ausschließlich - durch die Benutzung legitimiert, und die Anträge belegen diese. Doch die bürokratische Selbstlegitimation ist nur ein Nebenaspekt. Vor allem weisen Sie mit Ihren Angaben Ihr "berechtigtes Interesse" an der Archivnutzung nach, wie es die Archivgesetze fordern. Sei dieses "berechtigte Interesse" nun wissenschaftlicher, kommerzieller, genealogischer Art, oder diene es der Wahrung persönlicher Rechte - alle diese Motive werden anerkannt. Die Angabe des Recherchethemas dient zur Prüfung, ob es sich um eine wissenschaftliche, private oder etwa kommerzielle Nutzung handelt, was eventuell Gebühren nach sich zöge. Bei wissenschaftlichen Arbeiten kann der Archivar am Thema ersehen, ob jemand anderes in letzter Zeit mit denselben Quellen gearbeitet hat, und so vor wissenschaftlichen Kollisionen warnen, oder er kann abschätzen, wo weitere einschlägige Quellen zu finden wären. Die Angaben zum Untersuchungszeitraum dienen als Signal, ob das Archivpersonal etwa auf Sperrfristen achten muss.


Abb. 10

Nicht unerheblich ist auch die Plausibilität des Benutzungswunsches im Ganzen. So abseitig es klingen mag, aber es sind wirklich schon Leute mit Pseudo-Forschungsthemen in Archiven erschienen, um alte Briefmarken, prä-philatelistische Poststempel, so genannte "Schnörkelbriefe" oder Pergamenturkunden mit dekorativen Siegeln zu stehlen.

Wenn Sie ein bestimmtes Archiv zum ersten Mal aufsuchen und dort nicht persönlich bekannt sind, sollten Sie ein Personaldokument mitbringen, um sich ausweisen zu können. 

Selbstverständlich gibt kein Archiv die erhobenen Daten weiter. 

6.4 Im Lesesaal


Abb. 11

Zusammen mit dem Benutzungsantrag erhalten Sie bei Ihrem ersten Besuch im Lesesaal die Nutzungsordnung. Dort stehen die "Spielregeln" des jeweiligen Archivs beschrieben, von den Öffnungszeiten bis hin etwa zur Anweisung, zum Umblättern von Seiten nicht die Fingerspitzen feucht zu lecken.

Tasche und Mantel müssen Sie, wie auch in anderen Einrichtungen üblich, draußen lassen, um Diebstähle zu erschweren. Das gleichfalls übliche Ess- und Trinkverbot soll nicht nur verhüten, dass jemand seine Butterfinger an der Akte abwischt, sondern schützt auch Sie als Benutzer, da Archivalien alles andere als frei sind von Mikroorganismen. Manche Archive haben schlechte Erfahrungen mit Benutzern gemacht, aus deren defektem Füllfederhalter Tinte auf die mittelalterliche Königsurkunde getropft ist, oder die für ihre Kugelschreibernotizen eine 300 Jahre alte Karte als Unterlage genommen haben, was sich dort natürlich als Relief eindrückt; diese Häuser schreiben die ausschließliche Benutzung von Bleistiften im Lesesaal vor. Größere Archive bieten Sonderräume an, wie zum Beispiel den Gruppenarbeitsraum, den Laptopraum, das Mikrofilmlesezimmer. 


Abb. 12

Nachdem Sie mit den Repertorien [Siehe 4.2] die gewünschten Archivalien ermittelt haben, schreiben Sie deren Signatur auf einen Bestellzettel. In Archiven mit starker Nutzungsfrequenz gelten so genannte Aushebezeiten: Die Lesesaalaufsicht sammelt die Bestellzettel, und zu festen Uhrzeiten holt ein Mitarbeiter das Gewünschte aus dem Magazin. Viele Archive beschränken die Anzahl der Stücke, die sie Ihnen gleichzeitig auf den Tisch legen, was es insbesondere bei losen Aktenbüscheln erleichtern soll, Zugehörigkeit und Reihenfolge der Papiere zu wahren.

  

6.5 Gebühren, Reproduktionsgenehmigung und Belegexemplar

Die persönliche Nutzung von Archiven für wissenschaftliche oder persönliche Zwecke ist zur Zeit (noch) überwiegend kostenfrei - sofern die gleichermaßen bürgerfeindliche wie unsinnige Idee, Eintrittsgebühren zu erheben, sich nicht noch weiter ausbreitet [Siehe 2.3.4]. Private Archive werden Ihnen vielleicht die Einsicht verweigern, doch im anderen Fall für die Nutzung kein Geld abknöpfen. Auslagen müssen Sie selbstverständlich überall übernehmen, etwa wenn Sie Kopien oder Reproduktionen von Fotos bestellen. Deren Höhe richtet sich üblicherweise (auch in anderen als den Staatsarchiven) nach den Sätzen der jeweiligen Landesverwaltung und steht auf einem Merkblatt aufgelistet, das Sie in solchen Fällen in die Hand gedrückt bekommen. Manche Archive bieten an, Recherchen für Leute zu übernehmen, die wegen der Entfernung ihres Wohnorts schwerlich selbst vorbeikommen können. Typischerweise handelt es sich dabei um genealogische Anfragen aus den USA, und bevor die Archivarin ins Magazin geht und nachforscht, schickt sie dem Interessenten die Gebührenliste mit den Stundensätzen zu. Zudem bieten freischaffende Historiker seit einigen Jahren auf dem wachsenden Dienstleistungsmarkt an, Archivrecherchen zu übernehmen.


Abb. 13

Sofern Sie Archivalien jeder Art, also neben Fotos auch Postkarten, Zeichnungen, Pläne, Zeitungen, Textauszüge oder was immer, in einer Publikation reproduzieren (lassen) möchten, benötigen Sie dafür eine Genehmigung, die im Fall von Dissertationen, heimatgeschichtlichen Werken und dergleichen nichts, bei kommerziellen Produkten den je hausüblichen Satz kostet. Die kommerzielle Nutzung, also wenn jemand mit Reproduktionen von Archivalien oder den Ergebnissen seiner Archivrecherche Geld verdient, führt in einen Grenzbereich, in dem die Regeln von Archiv zu Archiv verschieden ausfallen: Manche nehmen Gebühren schon für die Leistungen im Lesesaal, andere erst für die Reproduktion, wobei die Gebührenhöhe je nach Auflage, Bildgröße usw. schwankt.

Mit Ihrer Unterschrift auf dem Benutzungsantrag verpflichten Sie sich, dem Archiv unentgeltlich ein Belegexemplar zukommen zu lassen, sofern Ihre Veröffentlichung "in wesentlichen Teilen" (oder ähnlich formuliert) auf Material dieses Archivs gründet. Betrachten Sie diese Verpflichtung getrost als Bitte. Erstens wird kein Archiv systematisch verfolgen, welche aus seinen Beständen heraus gewonnenen Erkenntnisse wann und wo veröffentlicht werden. Zweitens wird kein Archiv einen Gerichtsprozess anstrengen, wenn Sie ihm ein Buch zum Ladenpreis von durchschnittlich 36 Euro oder gar einen Aufsatz vorenthalten. Lassen Sie sich also bitte in der Frage "Belegexemplar" von Erwägungen der Art leiten, dass Sie im Archiv kostenfreie Leistungen erhalten haben, dass der Etat für die Dienstbibliothek auch in Archiven schmilzt und dass Ihr Werk so den Kreis seiner Öffentlichkeit ein Stück erweitert. 

 

Empfohlene Zitierweise

Burkhardt, Martin: 6. Nutzungsbestimmungen. Aus: Gebrauchsanleitung für Archive, in: historicum.net, URL: http://www.historicum.net/no_cache/persistent/artikel/3126/

Bitte setzen Sie beim Zitieren dieses Beitrags hinter der URL-Angabe in runden Klammern das Datum Ihres letzten Besuchs dieser Online-Adresse.



Erstellt: 28.03.2006

Zuletzt geändert: 28.01.2008